Logiciel sur mesure ou logiciel existant ?

Tôt ou tard, chaque PME en croissance se heurte aux limites de ses logiciels. L'outil qui suffisait il y a cinq ans oblige désormais les collaborateurs à des détours, à du travail en double et à des tableurs en parallèle. Le réflexe est alors souvent : faisons développer quelque chose sur mesure. C'est parfois le bon choix. Souvent, un autre logiciel existant est moins cher et plus rapide. Parfois, une meilleure connexion entre les logiciels que vous avez déjà suffit.

Cet article propose des règles de décision pour faire ce choix.

Quand un logiciel existant est le meilleur choix

Pour les processus qui se déroulent de la même façon dans presque toutes les entreprises, un logiciel existant est presque toujours le meilleur choix. Pensez à la comptabilité, à la gestion des salaires, au mail, à l'agenda, à la facturation et à un CRM standard. Ces logiciels sont utilisés par des milliers d'entreprises, sont adaptés aux règles belges en matière de TVA et sont maintenus par l'éditeur.

Un logiciel existant convient aussi lorsque :

votre processus évolue encore et que vous ne savez pas précisément à quoi il ressemblera dans un an ;
vous voulez démarrer vite et ne pouvez pas attendre des mois ;
vous n'avez pas de budget pour la maintenance à long terme ;
le problème tient surtout à la façon dont le logiciel est configuré. Ce que le logiciel sait faire compte alors moins.

Ce dernier point est fréquent. Beaucoup de frustrations liées aux logiciels portent en réalité sur une mauvaise configuration : de mauvais champs, aucune connexion, aucun accord sur l'utilisation. Une meilleure configuration règle ce problème.

Quand le sur mesure est rentable

Un logiciel sur mesure a du sens lorsque le processus pour lequel vous le développez distingue votre entreprise de la concurrence. Si votre manière de planifier, de calculer ou de livrer est précisément la raison pour laquelle les clients vous choisissent, vous ne voulez pas qu'un logiciel standard la façonne.

Autres signaux indiquant que le sur mesure est rentable :

vous travaillez avec trois ou quatre logiciels qui couvrent ensemble un processus. Chaque jour, les collaborateurs copient des données de l'un à l'autre ;
aucun logiciel existant ne prend en charge une étape essentielle pour vous ;
vous payez un gros logiciel pour de nombreux utilisateurs alors que vous n'en utilisez qu'une petite partie ;
vous avez besoin d'un portail client ou d'un outil de calcul propre à votre secteur.

Le sur mesure n'est pas non plus une question de tout ou rien. La meilleure solution est souvent un petit logiciel sur mesure qui relie des logiciels existants entre eux. Une application simple pour l'étape qu'aucun logiciel ne gère bien peut aussi suffire.

Comparer les coûts

Un abonnement paraît bon marché parce que vous payez chaque mois. Le sur mesure paraît cher parce que les coûts arrivent au début. Une comparaison honnête examine le coût total sur plusieurs années.

Pour un abonnement, vous comptez le prix mensuel par utilisateur multiplié par le nombre d'utilisateurs, sur la période pendant laquelle vous comptez utiliser le logiciel. Tenez compte aussi des hausses de prix, des modules supplémentaires dont vous aurez besoin plus tard et du temps que les collaborateurs perdent en détours.

Pour le sur mesure, vous comptez le développement, l'hébergement et la maintenance annuelle. Un logiciel sur mesure a besoin de maintenance après sa livraison : mises à jour de sécurité, adaptations aux nouvelles versions des systèmes connectés et petites améliorations. Qui ne le budgétise pas se retrouve au bout de quelques années avec une application à laquelle plus personne n'ose toucher.

Comparez ensuite ce qui ne s'exprime pas en euros. À qui appartiennent les données ? Que se passe-t-il si l'éditeur du logiciel arrête ses activités ou double ses prix ? Et si le développeur de votre sur mesure n'est plus disponible ? Pour du sur mesure, exigez toujours que le code source et la documentation deviennent votre propriété.

D'abord un prototype

Les plus grands risques du sur mesure sont un problème mal compris et un projet qui ne cesse de grossir. Un prototype limite les deux.

Un prototype est une version simple et fonctionnelle du cœur de l'application. Il fait une seule chose : résoudre le problème principal pour un petit groupe d'utilisateurs. Il peut avoir une apparence sobre et peu de fonctions. L'important est qu'il soit réellement utilisé, avec de vraies données.

Après quelques semaines, vous savez trois choses qui n'étaient pas claires au départ : si le problème est vraiment résolu, quelles fonctions manquent aux collaborateurs et lesquelles ils n'utilisent jamais. Sur cette base, vous décidez de poursuivre, d'ajuster ou d'arrêter. Arrêter après un prototype est la manière la moins chère d'éviter une erreur coûteuse.

Maintenance et propriété

Un logiciel n'est jamais terminé. Pour un logiciel existant, l'éditeur s'en charge. Pour du sur mesure, c'est à vous de l'organiser. Prenez des accords à ce sujet au préalable :

qui assure la maintenance de l'application et dans quel délai les erreurs sont corrigées ;
à quelle fréquence les mises à jour de sécurité ont lieu ;
où se trouvent les données et comment elles sont sauvegardées ;
comment l'application est documentée, pour qu'un autre développeur puisse la reprendre.

Ce que vous pouvez faire dès maintenant

Dressez la liste des tâches pour lesquelles les collaborateurs retapent aujourd'hui des données d'un système à l'autre. C'est là que se trouve le plus grand gain, avec ou sans sur mesure.
Vérifiez si le problème vient du logiciel lui-même ou de sa configuration.
Si vous envisagez du sur mesure, décrivez le problème unique qu'un prototype doit résoudre et comment vous mesurerez après quelques semaines si c'est réussi.

Depuis Gand, nous développons des logiciels sur mesure pour des PME dans toute la Flandre, en commençant toujours par un prototype, tandis que hetdesignbureau.be prend en charge les sites et l'aspect visuel des portails clients.