Software op maat of een bestaand pakket?

Vroeg of laat botst elke groeiende kmo op de grenzen van haar software. Het pakket dat vijf jaar geleden volstond, dwingt medewerkers nu tot omwegen, dubbel werk en rekenbladen ernaast. De reflex is dan vaak: we laten iets op maat bouwen. Soms is dat de juiste keuze. Vaak is een ander bestaand pakket goedkoper en sneller. Soms volstaat al een betere koppeling tussen de pakketten die je al hebt.

Dit artikel geeft beslisregels om die keuze te maken.

Wanneer een bestaand pakket de betere keuze is

Voor processen die in bijna elk bedrijf hetzelfde verlopen, is een bestaand pakket bijna altijd de betere keuze. Denk aan boekhouding, loonadministratie, mail, agenda, facturatie en een standaard CRM. Die pakketten worden door duizenden bedrijven gebruikt, zijn aangepast aan de Belgische regels rond btw en worden door de leverancier onderhouden.

Een bestaand pakket past ook wanneer:

• je proces nog in beweging is en je niet precies weet hoe het er binnen een jaar uitziet;
• je snel wilt starten en geen maanden kunt wachten;
• je geen budget hebt voor onderhoud op lange termijn;
• het probleem vooral zit in hoe het pakket ingericht is. Wat het pakket kan, speelt dan minder mee.

Dat laatste punt komt vaak voor. Veel frustratie over software gaat eigenlijk over een slechte inrichting: verkeerde velden, geen koppelingen, geen afspraken over gebruik. Dat los je op met een betere configuratie.

Wanneer maatwerk loont

Software op maat is zinvol wanneer het proces waarvoor je het bouwt jouw bedrijf onderscheidt van de concurrentie. Als de manier waarop je plant, berekent of levert net de reden is waarom klanten voor jou kiezen, dan wil je die manier niet laten vormen door een standaardpakket.

Andere signalen dat maatwerk loont:

• je werkt met drie of vier pakketten die samen een proces dekken. Medewerkers kopiëren dagelijks gegevens van het ene naar het andere;
• geen enkel bestaand pakket ondersteunt een stap die voor jou essentieel is;
• je betaalt voor een groot pakket met veel gebruikers, terwijl je maar een klein deel ervan gebruikt;
• je hebt een klantenportaal of een berekeningstool nodig die specifiek is voor jouw sector.

Maatwerk hoeft ook niet alles of niets te zijn. Vaak is de beste oplossing een klein stuk software op maat dat bestaande pakketten met elkaar verbindt. Ook een eenvoudige toepassing voor die ene stap die geen pakket goed doet, kan volstaan.

De kosten vergelijken

Een abonnement lijkt goedkoop omdat je per maand betaalt. Maatwerk lijkt duur omdat de kosten vooraan liggen. Een eerlijke vergelijking kijkt naar de totale kost over meerdere jaren.

Bij een abonnement tel je de maandprijs per gebruiker maal het aantal gebruikers, over de periode dat je het pakket wilt gebruiken. Reken ook met prijsstijgingen, extra modules die je later nodig hebt en de tijd die medewerkers verliezen aan omwegen.

Bij maatwerk tel je de ontwikkeling, de hosting en het jaarlijkse onderhoud. Software op maat heeft na de oplevering onderhoud nodig: beveiligingsupdates, aanpassingen aan nieuwe versies van gekoppelde systemen en kleine verbeteringen. Wie dat niet budgetteert, heeft na enkele jaren een toepassing die niemand nog durft aan te raken.

Vergelijk daarna ook wat je niet in euro's uitdrukt. Wie is eigenaar van de gegevens? Wat gebeurt er als de leverancier van het pakket stopt of zijn prijzen verdubbelt? Wat als de ontwikkelaar van je maatwerk niet meer beschikbaar is? Vraag bij maatwerk altijd dat de broncode en de documentatie jouw eigendom worden.

Eerst een prototype

De grootste risico's bij maatwerk zijn een verkeerd begrepen probleem en een project dat blijft groeien. Een prototype beperkt beide.

Een prototype is een eenvoudige, werkende versie van de kern van de toepassing. Het doet één ding: het belangrijkste probleem oplossen voor een kleine groep gebruikers. Het mag eenvoudig ogen en weinig functies hebben. Belangrijk is dat het echt gebruikt wordt, met echte gegevens.

Na enkele weken weet je drie dingen die vooraf onduidelijk waren: of het probleem echt opgelost wordt, welke functies medewerkers missen en welke ze nooit gebruiken. Op basis daarvan beslis je of je verder bouwt, bijstuurt of stopt. Stoppen na een prototype is de goedkoopste manier om een dure vergissing te vermijden.

Onderhoud en eigenaarschap

Software is nooit af. Voor een pakket regelt de leverancier dat. Voor maatwerk moet je het zelf regelen. Maak daar vooraf afspraken over:

• wie de toepassing onderhoudt en binnen welke termijn fouten opgelost worden;
• hoe vaak er beveiligingsupdates gebeuren;
• waar de gegevens staan en hoe er back-ups van gemaakt worden;
• hoe de toepassing gedocumenteerd is, zodat een andere ontwikkelaar ze kan overnemen.

Wat je nu kunt doen

• Maak een lijst van de taken waarbij medewerkers vandaag gegevens overtypen tussen systemen. Dat is waar de meeste winst zit, met of zonder maatwerk.
• Ga na of het probleem in het pakket zelf zit of in de manier waarop het ingericht is.
• Overweeg je maatwerk, beschrijf dan het ene probleem dat een prototype moet oplossen en hoe je na enkele weken meet of dat gelukt is.

Wij bouwen vanuit Gent software op maat voor kmo's in heel Vlaanderen, altijd te beginnen met een prototype, terwijl hetdesignbureau.be de websites en de visuele kant van klantenportalen verzorgt.