Automatiser les offres : de la demande à l'offre signée sans ressaisie

Dans beaucoup de PME, une offre se déroule ainsi : une demande arrive par mail, quelqu'un reporte les données dans un tableur ou un document texte, cherche les prix, crée un PDF, l'envoie et note dans son agenda qu'il faudra relancer plus tard. En cas d'accord, les mêmes données sont encore encodées dans le logiciel comptable pour la facture.

Chaque ressaisie prend du temps et crée un risque d'erreur. Un mauvais numéro de TVA, une remise oubliée, un ancien prix. Automatiser les offres signifie avant tout que les données sont encodées une seule fois puis suivent d'elles-mêmes jusqu'à la facture.

Les étapes, de la demande à l'accord

Pour automatiser le processus, on part des étapes qui existent déjà. Dans la plupart des entreprises, elles sont au nombre de six.

1. La demande. Un client remplit un formulaire sur le site ou envoie un mail. Les données arrivent automatiquement dans votre CRM ou votre outil d'offres, avec une confirmation envoyée au client.
2. La qualification. Quelqu'un évalue si la demande convient et quelles informations manquent encore. Un bon formulaire les demande d'emblée, ce qui limite les allers-retours par mail.
3. La rédaction. Sur la base de la demande, une offre est composée à partir d'un modèle et d'une liste de prix fixe.
4. La vérification. Un responsable relit l'offre et l'approuve.
5. L'envoi et l'accord. Le client reçoit un lien vers l'offre et peut l'approuver en ligne ou la signer électroniquement.
6. Le transfert. Après l'accord, les données partent automatiquement vers le planning et vers la comptabilité, où elles servent de base à la facture.

L'automatisation supprime surtout la ressaisie entre les étapes. Les étapes elles-mêmes demeurent.

Des modèles et une liste de prix fixe

L'essentiel du gain de temps vient de bons modèles. Un modèle contient le texte fixe qui revient dans chaque offre : les coordonnées de votre entreprise, les conditions générales, la durée de validité, le délai de paiement et la façon dont le client peut donner son accord.

Il vous faut en outre un catalogue de produits ou une liste de prix où chaque service ou produit figure une seule fois, avec une description, un prix unitaire et le bon taux de TVA. Lors de la rédaction, vous choisissez les lignes et indiquez les quantités. Le système calcule les totaux, la TVA et les éventuelles remises.

Pour les entreprises qui ont beaucoup de variantes, il est rentable de travailler avec des formules : des combinaisons fixes de lignes qui reviennent souvent ensemble. Une offre qui prenait autrefois une heure se résume alors à quelques choix.

Tenez la liste de prix à un seul endroit. Dès que des prix figurent aussi dans d'anciens documents et des tableurs isolés, les montants erronés refont surface.

Le suivi avec des rappels

Une offre envoyée sans suivi est une occasion manquée. Les clients demandent souvent plusieurs offres. Celui qui relance à temps et clairement reste présent au moment où le client décide.

Un système automatisé aide de trois manières.

• La visibilité. Vous voyez quelles offres ont été ouvertes et lesquelles ne l'ont pas encore été. Une offre qui n'a pas été ouverte après quelques jours a peut-être atterri dans les spams.
• Des rappels pour vous. Après un nombre de jours fixé, le responsable reçoit une tâche pour appeler le client ou lui écrire.
• Des rappels pour le client. Un mail court et aimable lorsque l'offre arrive bientôt à échéance, avec le lien pour l'approuver.

Configurez ces rappels de façon réfléchie. Un rappel automatique au client est utile. Trois en une semaine agacent. La relance personnelle par téléphone reste souvent la plus efficace, surtout pour les missions importantes.

Ce que vous gardez en main

L'automatisation excelle dans le travail répétitif. Pour les parties qui demandent du jugement, un humain reste le meilleur choix.

L'estimation des missions complexes. Une rénovation, un projet sur mesure ou un service comportant beaucoup d'inconnues demande une visite sur place ou un entretien. Le système peut rédiger l'offre une fois l'estimation faite. L'estimation elle-même, c'est vous qui la faites.

La vérification avant l'envoi. Faites approuver chaque offre par quelqu'un avant qu'elle parte, surtout au début. Sinon, une erreur dans un modèle se répète dans chaque offre.

La fixation des prix et des remises. Qui peut accorder quelle remise relève d'une décision du dirigeant. Inscrivez-le dans le système avec une étape d'approbation pour les remises au-delà d'un certain seuil.

La conversation avec le client. Une offre est souvent le début d'une négociation. Un rappel automatique peut lancer cette conversation. La mener, c'est à vous.

Par où commencer ?

Commencez par les offres qui reviennent le plus souvent. Créez pour elles un seul modèle et une seule liste de prix et laissez l'équipe travailler avec pendant un mois. Reliez ensuite le formulaire du site pour que les demandes arrivent automatiquement. Ce n'est qu'après que vous vous attaquez au transfert vers la comptabilité. Qui veut tout connecter en même temps perd de vue ce qui fonctionne.

Ce que vous pouvez faire dès maintenant

• Reprenez vos dix dernières offres et repérez les parties qui étaient chaque fois identiques. C'est la base de votre modèle.
• Rassemblez dans une seule liste tous les prix qui figurent aujourd'hui dans différents documents, avec le bon taux de TVA par ligne.
• Convenez après combien de jours une offre ouverte est relancée et par qui.

Depuis Gand, nous construisons ce type de processus d'offres pour des PME dans toute la Flandre. Sur notre page consacrée au CRM et à l'automatisation, vous découvrirez notre approche, tandis que hetdesignbureau.be peut mettre en forme vos modèles d'offres dans votre identité visuelle.